Seit dem 1. Januar 2025 herrscht in Deutschland eine neue Ära der Rechnungsstellung, denn seither ist die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Das betrifft große Unternehmen ebenso wie viele Kleingewerbetreibende und selbstständige Eltern, die sich mit einem Nebenjob oder Freelance-Projekten etwas dazuverdienen.

Diese Ziele verfolgen E-Rechnungen

Die E-Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen. Das bringt neue Anforderungen mit sich, von denen auch kleine Anbieter, die bisher mit schlichten Vorlagen oder Word-Rechnungen gearbeitet haben, betroffen sind. Möchten selbstständige Eltern auch im eigenen Homeoffice vorbereitet sein, sollten sie sich rechtzeitig mit digitaler Unterstützung auseinandersetzen. Hilfreich ist eine geeignete Software für E-Rechnungen, die die gesetzlich geforderten Formate automatisch erzeugt und direkt versendet.

Wer ist betroffen und ab wann?

Zunächst gilt die Neueinführung der Pflicht für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B). Arbeiten Eltern als Solo-Selbstständige oder Kleinunternehmer also gelegentlich für andere Firmen, sind sie umsatzunabhängig betroffen. Das Gesetz greift dabei in mehreren Stufen.

• Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• Ab 1. Januar 2027 wird auch der Versand für alle verpflichtend, mit Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen (unter 250 €) und Privatrechnungen.
• Mit einer Übergangsfrist bis Ende 2026 werden PDF-Rechnungen akzeptiert, insofern der Empfänger zustimmt.

Für Eltern mit nebenberuflicher Selbstständigkeit, beispielsweise als Texter, Yogalehrer, Grafiker oder Etsy-Shop-Betreiber, bedeutet das Veränderungen. Stellen sie regelmäßig Rechnungen an Unternehmen, muss bis spätestens 2026 eine Umstellung auf das neue Format erfolgen.

Was genau ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine digital verschickte Rechnung. Ein PDF per Mail reicht also künftig nicht mehr aus und wird nicht als E-Rechnung gewertet.

Stattdessen ist eine strukturierte Datei im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu erzeugen und über definierte Kanäle (zum Beispiel per E-Mail oder Peppol-Netzwerke) zu übermitteln. Das bedeutet konkret, dass die Rechnung maschinenlesbar, also im XML-Format nach EN 16931, erstellt sein muss. Alle Pflichtangaben müssen zudem nach § 14 UStG enthalten sein. Ein PDF ist ergänzend optional, aber nicht ausreichend.

Viele Buchhaltungsprogramme haben in diesem Sinne aufgerüstet und bieten entsprechende Export- und Versandfunktionen. Arbeiten Unternehmer noch mit Excel oder Word, müssen sie umsteigen oder riskieren, dass die Rechnung vom Geschäftskunden nicht anerkannt wird.

Was ändert sich für Kleinunternehmer?

Viele Eltern mit einer nebenberuflichen Tätigkeit nutzen die Kleinunternehmerregelung und sind in vielen Fällen ebenfalls betroffen. Zwar sind sie von der Umsatzsteuer befreit, aber sobald der Empfänger ein Unternehmen ist, greift dennoch die E-Rechnungspflicht.

Ausgenommen bleiben nur rein private Rechnungsbeziehungen. Verkaufen Eltern privat auf dem Flohmarkt oder auf Kleinanzeigen, sind sie von den Neuerungen also nicht betroffen. Anders sieht es aus, wenn ein Elternteil beispielsweise regelmäßig selbstgenähte Kinderkleidung an einen Einzelhändler verkauft oder ein Café mit selbstgebackenen Keksen beliefert.

Wichtig: Die Pflicht greift nicht abhängig vom Umsatz und stattdessen nach Rechnungsbeziehung. Das macht die Regelung auch für kleine Nebenjobs relevant.

So gelingt die Umstellung stressfrei

Für Eltern ist Zeit ein knappes Gut. Umso ausschlaggebender ist es, den Übergang zur E-Rechnung nicht aufzuschieben. Handeln sie rechtzeitig, ersparen sie sich schließlich bürokratischen Ärger und sparen langfristig Zeit und Nerven. Einige Tipps für den Einstieg helfen bei der Umstellung.

• Braucht man keine umfassende Buchhaltung, setzt man am besten auf einfache Software-Lösungen mit einem E-Rechnungsmodul.
• Die Prüfung der eigenen Kundenliste in Bezug auf die E-Rechnungspflicht sollte einer der ersten Schritte sein.
• Einige Tools bieten Testfunktionen für einen Testversand an, was beim Formatcheck hilft.
• Auch Eingangsrechnungen sollten digital archiviert werden, zum Beispiel für den Steuerberater.

Für viele Eltern, die sich neben Job, Kindern und Familienalltag ein Einkommen aufbauen oder sichern, wird die E-Rechnungspflicht zur realen Anforderung. Der Wechsel ist kein Hexenwerk, aber ohne Vorbereitung auch keine Kleinigkeit. Umso maßgeblicher ist die frühzeitige Vorbereitung.